Personvernerklæring

For kontoer til restauranter og deres administratorer, og for drift og sikkerhet i selve tjenesten, er Magnus Heide AS behandlingsansvarlig.

For opplysninger om en restaurants ansatte (vaktplan, timelister, meldinger, skjema osv.) og om restaurantens kunder (bestillinger) er restauranten behandlingsansvarlig, og Magnus Heide AS er databehandler som behandler opplysningene på restaurantens vegne. Spørsmål om disse opplysningene kan rettes til restauranten, eller til oss, så videresender vi.

• Konto og innlogging: navn, e-postadresse, telefonnummer og innloggingsmetode (e-postlenke, kode på SMS eller e-post, Vipps eller passord).
• Ansatte: opplysninger restauranten registrerer, som navn, kontaktinformasjon, adresse, fødselsdato, fødselsnummer, kontonummer, stilling, lønn, avdeling og nærmeste leder, og arbeidsavtaler.
• Arbeid: vakter, tilgjengelighet, inn- og utstempling, pauser, timelister, fravær, forespørsler, skjema og svar, saker, advarsler og klager.
• Posisjon: når en ansatt stempler inn eller ut i appen, brukes telefonens posisjon for å sjekke at de er på arbeidsstedet. Posisjonen og nøyaktigheten lagres sammen med stemplingen. Appen bruker ikke posisjonen i bakgrunnen.
• Bilder og kamera: profilbilde og bilder tatt i skjema, med tidspunktet bildet ble tatt.
• Samtaler og meldinger: meldinger mellom ansatte og ledelsen, og lyd- og videosamtaler i appen. Samtalene går direkte og blir ikke tatt opp. Vi lagrer hvem som ringte hvem, når og hvor lenge.
• AI-assistenten: spørsmålene en ansatt eller administrator stiller, og svarene.
• Enheter: hvilke enheter og nettlesere en ansatt er logget inn på (type enhet, operativsystem, nettleser og når den sist ble brukt), og en push-token for varsler i appen.
• Kunder som bestiller: navn, telefonnummer, e-post og leveringsadresse, hva som er bestilt, og betalingsstatus. Kortnummer håndteres av betalingsleverandøren, aldri av oss.
• Rekruttering: søknader, CV, bilde og svar fra kandidater som søker jobb via en restaurant.
• Teknisk: logger over innlogginger og bruk av tjenesten, for sikkerhet og feilsøking.

• Å levere tjenesten: bestillinger, vaktplan, timeføring, lønnsgrunnlag, meldinger, varsler og samtaler.
• Innlogging og sikkerhet: å bekrefte hvem du er, og å oppdage misbruk.
• Fakturering av restauranter for abonnement og bruk.
• Kundestøtte og å svare på henvendelser.
• Å forbedre tjenesten og rette feil.

Grunnlaget er avtalen med restauranten eller brukeren (personvernforordningen art. 6 nr. 1 b), restaurantens rettslige plikter som arbeidsgiver, for eksempel timelister og lønn (art. 6 nr. 1 c), og berettiget interesse i en sikker og fungerende tjeneste (art. 6 nr. 1 f). Vi selger ikke personopplysninger, og vi bruker dem ikke til reklame eller sporing på tvers av apper og nettsider.

Disse leverandørene behandler opplysninger på våre vegne, bare for å levere sin del av tjenesten:

• Google Cloud / Firebase – drift, database, fillagring, innlogging og varsler til Android.
• Apple – varsler til iPhone.
• Microsoft – utsending av e-post.
• 46elks og Africa's Talking – SMS.
• Vipps MobilePay – innlogging og betaling.
• Stripe – kortbetaling og fakturering.
• Safaricom (M-Pesa) – betaling i Kenya.
• LiveKit – lyd- og videosamtaler i appen.
• Anthropic – AI-assistenten.
• Tripletex – lønn og regnskap, når restauranten har koblet det til.
• Google Maps og Meteorologisk institutt – kart og værvarsel (uten personopplysninger utover det nettleseren sender).

Noen av leverandørene kan behandle opplysninger utenfor EU/EØS, for eksempel i USA. Da skjer overføringen på et lovlig grunnlag, som EU-kommisjonens standardkontrakter eller EU–US Data Privacy Framework.

Opplysninger lagres så lenge kontoen eller arbeidsforholdet varer og restauranten trenger dem. Samtaler, varsler, skjemasvar med bilder, saker, advarsler og klager slettes automatisk etter den oppbevaringstiden restauranten har valgt (som standard 24 måneder). Timelister, lønns- og regnskapsopplysninger oppbevares så lenge bokføringsloven og annen lov krever. Når en enhet logges ut, fjernes den fra listen over enheter.

• Posisjon – bare når du stempler inn eller ut.
• Kamera og bilder – når du tar eller velger et bilde.
• Mikrofon og kamera – bare under en samtale du starter eller svarer på.
• Varsler – for meldinger, vakter og samtaler.

Appen spør før den bruker noen av dem, og du kan slå dem av i telefonens innstillinger.

Du har rett til innsyn i, retting og sletting av opplysningene om deg, til å begrense eller protestere mot behandlingen, og til å få dem utlevert (dataportabilitet). Ansatte kan rette mange opplysninger selv i appen under Meg.

Du kan slette kontoen din selv: i appen under Meg › Innstillinger (ansatte) eller Mer (restauranter), og i backoffice under Innstillinger. Sletter en restauranteier kontoen, stenges restauranten med en gang, og resten av dataene slettes innen 30 dager. Noen opplysninger, som fakturaer, timelister og lønn, må likevel beholdes så lenge loven krever.

Kommer du ikke inn i appen, kan du be om sletting på orderonline.no/delete-account.

Har du andre spørsmål, kan du sende e-post til hei@orderonline.no. Gjelder det opplysninger restauranten er ansvarlig for, hjelper vi restauranten med å svare deg.

Du kan også klage til Datatilsynet (datatilsynet.no).

All trafikk er kryptert (HTTPS). Tilgang styres etter rolle, slik at ansatte bare ser sine egne opplysninger og det restauranten deler med dem, og administratorer bare sin egen restaurant.

Tjenesten er ikke laget for barn under 13 år. Unge arbeidstakere bruker den gjennom arbeidsgiveren sin.

Vi oppdaterer erklæringen når tjenesten endres. Datoen øverst viser siste endring.